Google Drive เป็นบริการหนึ่งของกูเกิล ที่หลายคนใช้สำหรับฝากไฟล์ภาพ ไฟล์เอกสาร และใช้สำหรับแชร์ไฟล์ไปให้คนอื่น ซึ่งสิ่งที่เจ๋งของมันก็คือเราสามารถเปิดไฟล์งานได้จากทุกที่ขอเพียงแค่มีอินเทอร์เน็ตเป็นพอ
แต่นอกจากฝากไฟล์และแชร์ไฟล์แล้ว กูเกิลไดรฟ์ยังสามารถทำอีกหลายสิ่งที่เราไม่คาดคิด อย่างการพิมพ์งานด้วยเสียงแบบไม่ต้องเปลืองแรงนิ้ว การแปลงไฟล์ภาพเอกสารให้กลายเป็นตัวอักษร รวมไปถึงการใช้งานแบบออฟไลน์ได้อีกด้วย แต่จะทำยังไงนั้นลองมาอ่านกันดู เรารวมวิธีมาให้ทั้งหมดแล้ว!
1. สั่งพิมพ์งานด้วยเสียง
สำหรับใครที่อยากจะพิมพ์งานด้วยเสียงแทนการใช้นิ้วมือสัมผัสแป้นพิมพ์ ทาง Google Drive ก็มีฟีเจอร์ให้เราสามารถใช้งานได้
ทำได้ง่ายๆด้วยวิธีการดังต่อไปนี้
- 1 เปิดไฟล์ Google doc ขึ้นมา
- 2 กดแถบเครื่องมือ Tools
- 3 เลือกเครื่องมือที่ชื่อว่า Voice typing หรือการพิมพ์ด้วยเสียงนั่นเอง
- 4 แล้วภาษาที่ต้องการให้เครื่องมือพิมพ์ให้ เพียงเท่านี้ก็เป็นอันจบขั้นตอน
ถ้าอยากดูวิธีการอย่างละเอียดสามารถอ่านต่อได้ที่ https://www.mangozero.com/google-doc-voice-typing-review/
2. แปลงไฟล์ภาพเอกสารเป็นตัวอักษร
หลายครั้งที่เราได้เอกสารบางอย่างมาเป็นไฟล์ภาพ ทำให้ต้องเสียเวลาพิมพ์ขึ้นมาเป็นไฟล์ตัวอักษรอีกครั้ง Google มีเครื่องมือที่จะทำให้เราช่วยลดเวลาในการพิมพ์ได้นั่นก็คือการแปลงไฟล์ภาพเอกสารให้เป็นตัวอักษรนั่นเอง
วิธีการแปลงไฟล์ภาพเอกสารเป็นตัวอักษร
- 1 อัพโหลดไฟล์ภาพนั้นเข้าไดรฟ์ของเรา
- 2 คลิกขวาที่ไฟล์ภาพและเลือก เปิดด้วย Google docs
- 3 เพียงเท่านี้โปรแกรมก็จะแปลงไฟล์ภาพเอกสารให้กลายเป็นตัวอักษรแล้วจ้า
เพิ่มเติม: จากที่ได้ลองใช้งานมาโปรแกรมแปลงตัวอักษรออกมาได้ถูกต้องแต่ยังไม่สามารถแปลงไฟล์ Excel ที่เป็นตารางซับซ้อนให้ออกมาได้ รวมถึงหากตัวอักษรเป็นรูปแบบที่แปลกเกินไปก็อาจจะแปลงได้ไม่ทั้งหมด
3. เพิ่มฟีเจอร์ให้ Google Drive ด้วยปุ่ม Add-Ons
นอกจากการใช้งานอย่างพิมพ์งานธรรมดาแล้ว เรายังสามารถเสริมทักษะให้กับ google ไดรฟ์ได้ด้วย อย่างเช่นการไฮไลท์ข้อความได้ง่ายๆ การแปลภาษาได้ภายใน Google Drive โดยที่ไม่ต้องย้ายโปรแกรม เป็นต้น
วิธีการใช้งานปุ่ม Add-Ons
- 1 เปิดไฟล์งานขึ้นมา
- 2 กดปุ่ม Add-Ons บนแถบเครื่องมือ
- 3 กดปุ่ม get Add On
- 4 จะมีหน้าต่างโปรแกรมต่างๆขึ้นมาให้เราเลือกเพิ่มเติมในขั้นตอนนี้สามารถลองเลือกแต่ละโปรแกรมเพื่อใช้งานได้เลย
จากที่เราได้ลองใช้งานนั้น เราได้ลองเลือกโปรแกรม Highlight กับโปรแกรมแปลภาษาขึ้นมาก็พบว่าทำให้สะดวกขึ้นในการใช้งาน ไม่ต้องย้ายโปรแกรมจึงทำให้ทำงานได้ไวขึ้น
4. ค้นหาภาพและแทรกรูปได้ง่ายๆ ผ่านปุ่ม Explore(สำรวจ)
ในการพิมพ์งานเอกสารบางครั้งเราต้องหาข้อมูลเพิ่มเติมจากเว็บไซต์ Google หรือบางครั้งก็ต้องการหาภาพเพื่อใช้ประกอบบทความทำให้เราต้องเปิดหน้าต่างขึ้นมาหลายหน้าต่างเพื่อหาข้อมูลเหล่านั้นแต่จริงๆแล้วใน Google Drive ไปเองก็มีปุ่ม Explore ซึ่งจะช่วยให้เราประหยัดเวลาในขั้นตอนนี้
วิธีการใช้งาน
- 1 กดปุ่ม Explore (สำรวจ)ปุ่มนี้อยู่ที่มุมขวาล่างของหน้าจอคอมพิวเตอร์ของเรามีลักษณะเหมือนรูปดาว 4 แฉก
- 2 เมื่อกดเข้าไปจะมีแถบค้นหาขึ้นมา ให้ลองพิมพ์ข้อความที่ต้องการค้นหา
- 3 จะมีตัวเลือกให้เราว่าจะเสิร์ชหาเป็นเว็บไซต์, รูปภาพหรือไฟล์งานที่เราเก็บไว้ในไดรฟ์ของเรา
- 4 ถ้าเราค้นหาไฟล์รูปภาพจะมีปุ่ม insert ให้เราสามารถกดเพื่อแทรกเข้ามาในบทความของเราได้เลยโดยรูปภาพทั้งหมดนั้นจะเป็นรูปภาพฟรีจากเว็บไซต์อย่าง pixabay เป็นต้น
นี่ก็เป็นการประหยัดเวลาทำให้เราไม่ต้องเปิดหน้าต่างขึ้นมาและหน้าต่างเพื่อเสิร์ชหาข้อมูล และยังประหยัดเวลาในการเลือกรูปภาพที่เป็นรูปฟรีอีกด้วย
5. ค้นหาข้อมูลได้อัตโนมัติ ไม่ต้องย้ายหน้าต่าง
นอกจากการค้นหารูปภาพที่โพสไปแล้วในข้อ 5 นั้น ปุ่ม Explore(สำรวจ) ยังช่วยให้เราสามารถแทรกเนื้อหาเว็บไซต์เข้ามาได้อีกด้วย
วิธีการใช้งาน
- 1 กดปุ่ม Explore (สำรวจ) ขึ้นมา
- 2 พิมพ์ข้อความที่ต้องการค้นหา
- 3 โปรแกรมจัดแสดงเว็บไซต์ที่เป็นผลการค้นหาขึ้นมาให้เราเราสามารถคลิกเว็บไซต์และเข้าไปอ่านต่อได้ แต่นอกจากนั้นเครื่องมือหรือยังทำหน้าที่เป็นการขยายความของคำศัพท์บางคำได้ด้วย ให้คลิกมุมขวาบนของลิงค์เว็บไซต์ที่เขียนว่าอ้างอิงเป็นเชิงอรรถ โปรแกรมก็จัดแสดงเครื่องหมายไว้บนขวามือของประโยคนั้นๆและแสดงลิงค์ขยายความที่ด้านล่างของบทความ
6. google ไดรฟ์ให้เราสามารถใช้งานพร้อมกันได้หลายคน
ข้อนี้หลายคนอาจจะรู้แล้วเพราะเป็นประโยชน์เบื้องต้นของการใช้งาน Google Drive แต่สำหรับคนที่ยังไม่เคยทราบมาก่อนเราก็จะมาอธิบายให้ฟังกันในบทความนี้
วิธีการใช้งาน
- 1 เปิดไฟล์เอกสาร Google doc ขึ้นมา
- 2 ด้านมุมขวาบนจะมีปุ่มสีน้ำเงินที่เขียนว่าแชร์ ให้คลิกเข้าไปเพื่อเพิ่มอีเมลของคนที่เราต้องการแบ่งปันเอกสาร
- 3 เพียงเท่านี้เอกสารที่เราแชร์ก็จะไปปรากฏที่ google ไดรฟ์ของเจ้าของอีเมลและทำให้เราสามารถแก้ไขไฟล์งานได้พร้อมกันหลายคน
- ปล. สามารถใช้งานข้าม devices ได้ทั้งคอมพิวเตอร์ โทรศัพท์และแท็บเล็ต
7. Take notes ได้เหมือนใช้งานโพสต์อิท
เราสามารถ comment งานได้โดยที่ไม่ต้องพิมพ์เข้าไปในไฟล์งานจริง ลักษณะจะเหมือนกับการแปะโพสต์อิทบนกระดาษ A4 นั่นแหละ
วิธีการใช้งาน
- 1 คลุมข้อความที่ต้องการ Comment
- 2 จะมีปุ่มที่เป็นรูปบวกขึ้นมาชื่อว่าเพิ่มความคิดเห็น
- 3 ให้กดเข้าไปแล้วสามารถพิมพ์ข้อความได้เลยจ้า
ซึ่งนอกจากจะสามารถเพิ่มความคิดเห็นได้แล้วโปรแกรมยังจะแสดงให้เรารู้ด้วยว่า comment นั้นมาจากใคร
8. เมื่อพิมพ์งานเสร็จแล้วเราสามารถแชร์เป็นลิงค์เว็บไซต์ให้คนอื่นได้ด้วย
นอกจากการแชร์ไฟล์ไดรฟ์แล้วเรายังสามารถกดเลือก เผยแพร่ทางเว็บให้กับไฟล์งานของเราได้ด้วย สิ่งที่ต่างจากการแชร์ลิงค์ไดรฟ์ธรรมดาก็คือเนื้อหาข้อมูลจะออกมาเป็นรูปแบบเว็บไซต์ที่ผู้อื่นไม่สามารถเข้ามาแก้ไขได้ ก็จะขึ้นอยู่กับการใช้งานของเราว่าต้องการแชร์เนื้อหาให้เป็นแบบไหน
วิธีการใช้งาน
- 1 กดปุ่ม file เลือก “เผยแพร่ทางเว็บ (published as website)”
- 2 โปรแกรมจะขึ้น URL ของเว็บไซต์ขึ้นมาให้เราคัดลอกเพื่อส่งต่อให้ผู้อื่นได้เลยจ้า
- 3 หรือหากต้องการจะฝังไฟล์(embed) ลงไปในเว็บไซต์อีกทีก็สามารถคัดลอกเป็น code เพื่อนำไปใช้ได้เหมือนกัน
9. สามารถดูประวัติการแก้ไขงานย้อนหลังได้
การใช้งาน Google Drive โปรแกรมจะคอยบันทึกการแก้ไขชิ้นงานให้เราอย่างอัตโนมัติ ทำให้เราสามารถกลับมาดูประวัติการแก้ไขได้ โดยสามารถดูการแก้ไขย้อนหลังได้ถึง 100 ครั้งเลย
วิธีการดูประวัติการแก้ไขงาน
- 1 กดปุ่มไฟล์ (file)
- 2 กดปุ่มประวัติเวอร์ชัน> ดูประวัติเวอร์ชัน (See revision history)
10. ใช้งาน Google Doc แบบออฟไลน์ได้
อ่านมาถึงตรงนี้แล้วคงจะคิดว่า google ไดรฟ์มีประโยชน์ก็จริงแต่ว่าถ้าไม่มีอินเตอร์เน็ตทุกอย่างก็คงทำอะไรไม่ได้ เราเลยจะขอค้านและบอกว่าถึงจะไม่มีอินเตอร์เน็ตก็ยังสามารถใช้งาน Google Doc ได้
วิธีการใช้งานแบบออฟไลน์
- 1 เปิดบราวเซอร์ได้ Google Chrome
- 2 Download Chrome Extension ที่ชื่อว่า Google Docs Offline
- เลือกช่องทำเครื่องหมายข้าง “ซิงค์ไฟล์ Google เอกสาร, ชีต, สไลด์ และวาดเขียนกับคอมพิวเตอร์เครื่องนี้ เพื่อให้คุณสามารถแก้ไขแบบออฟไลน์”
หวังว่าจะได้ทิปส์เล็กๆ น้อยๆ ไปลองใช้งานกันดูนะ
ปล. กว่า 80% ของบทความนี้พิมพ์ด้วยเสียงผ่าน Google Docs 🙂