Google Drive เป็นบริการหนึ่งของกูเกิล ที่หลายคนใช้สำหรับฝากไฟล์ภาพ ไฟล์เอกสาร และใช้สำหรับแชร์ไฟล์ไปให้คนอื่น ซึ่งสิ่งที่เจ๋งของมันก็คือเราสามารถเปิดไฟล์งานได้จากทุกที่ขอเพียงแค่มีอินเทอร์เน็ตเป็นพอ แต่นอกจากฝากไฟล์และแชร์ไฟล์แล้ว กูเกิลไดรฟ์ยังสามารถทำอีกหลายสิ่งที่เราไม่คาดคิด อย่างการพิมพ์งานด้วยเสียงแบบไม่ต้องเปลืองแรงนิ้ว การแปลงไฟล์ภาพเอกสารให้กลายเป็นตัวอักษร รวมไปถึงการใช้งานแบบออฟไลน์ได้อีกด้วย แต่จะทำยังไงนั้นลองมาอ่านกันดู เรารวมวิธีมาให้ทั้งหมดแล้ว! 1. สั่งพิมพ์งานด้วยเสียง สำหรับใครที่อยากจะพิมพ์งานด้วยเสียงแทนการใช้นิ้วมือสัมผัสแป้นพิมพ์ ทาง Google Drive ก็มีฟีเจอร์ให้เราสามารถใช้งานได้ ทำได้ง่ายๆด้วยวิธีการดังต่อไปนี้ 1 เปิดไฟล์ Google doc ขึ้นมา 2 กดแถบเครื่องมือ Tools 3 เลือกเครื่องมือที่ชื่อว่า Voice typing หรือการพิมพ์ด้วยเสียงนั่นเอง 4 แล้วภาษาที่ต้องการให้เครื่องมือพิมพ์ให้ เพียงเท่านี้ก็เป็นอันจบขั้นตอน ถ้าอยากดูวิธีการอย่างละเอียดสามารถอ่านต่อได้ที่ https://www.mangozero.com/google-doc-voice-typing-review/ 2. แปลงไฟล์ภาพเอกสารเป็นตัวอักษร หลายครั้งที่เราได้เอกสารบางอย่างมาเป็นไฟล์ภาพ ทำให้ต้องเสียเวลาพิมพ์ขึ้นมาเป็นไฟล์ตัวอักษรอีกครั้ง Google มีเครื่องมือที่จะทำให้เราช่วยลดเวลาในการพิมพ์ได้นั่นก็คือการแปลงไฟล์ภาพเอกสารให้เป็นตัวอักษรนั่นเอง วิธีการแปลงไฟล์ภาพเอกสารเป็นตัวอักษร 1 อัพโหลดไฟล์ภาพนั้นเข้าไดรฟ์ของเรา 2 คลิกขวาที่ไฟล์ภาพและเลือก เปิดด้วย Google docs 3 เพียงเท่านี้โปรแกรมก็จะแปลงไฟล์ภาพเอกสารให้กลายเป็นตัวอักษรแล้วจ้า เพิ่มเติม: จากที่ได้ลองใช้งานมาโปรแกรมแปลงตัวอักษรออกมาได้ถูกต้องแต่ยังไม่สามารถแปลงไฟล์ Excel ที่เป็นตารางซับซ้อนให้ออกมาได้ รวมถึงหากตัวอักษรเป็นรูปแบบที่แปลกเกินไปก็อาจจะแปลงได้ไม่ทั้งหมด 3. เพิ่มฟีเจอร์ให้ Google Drive ด้วยปุ่ม Add-Ons นอกจากการใช้งานอย่างพิมพ์งานธรรมดาแล้ว เรายังสามารถเสริมทักษะให้กับ google ไดรฟ์ได้ด้วย อย่างเช่นการไฮไลท์ข้อความได้ง่ายๆ การแปลภาษาได้ภายใน Google Drive โดยที่ไม่ต้องย้ายโปรแกรม เป็นต้น วิธีการใช้งานปุ่ม Add-Ons 1 เปิดไฟล์งานขึ้นมา 2 กดปุ่ม Add-Ons บนแถบเครื่องมือ 3 กดปุ่ม get Add On 4 จะมีหน้าต่างโปรแกรมต่างๆขึ้นมาให้เราเลือกเพิ่มเติมในขั้นตอนนี้สามารถลองเลือกแต่ละโปรแกรมเพื่อใช้งานได้เลย จากที่เราได้ลองใช้งานนั้น เราได้ลองเลือกโปรแกรม Highlight กับโปรแกรมแปลภาษาขึ้นมาก็พบว่าทำให้สะดวกขึ้นในการใช้งาน ไม่ต้องย้ายโปรแกรมจึงทำให้ทำงานได้ไวขึ้น 4. ค้นหาภาพและแทรกรูปได้ง่ายๆ ผ่านปุ่ม Explore(สำรวจ) ในการพิมพ์งานเอกสารบางครั้งเราต้องหาข้อมูลเพิ่มเติมจากเว็บไซต์ Google หรือบางครั้งก็ต้องการหาภาพเพื่อใช้ประกอบบทความทำให้เราต้องเปิดหน้าต่างขึ้นมาหลายหน้าต่างเพื่อหาข้อมูลเหล่านั้นแต่จริงๆแล้วใน Google Drive ไปเองก็มีปุ่ม Explore ซึ่งจะช่วยให้เราประหยัดเวลาในขั้นตอนนี้ วิธีการใช้งาน 1 กดปุ่ม Explore (สำรวจ)ปุ่มนี้อยู่ที่มุมขวาล่างของหน้าจอคอมพิวเตอร์ของเรามีลักษณะเหมือนรูปดาว 4 แฉก 2 เมื่อกดเข้าไปจะมีแถบค้นหาขึ้นมา ให้ลองพิมพ์ข้อความที่ต้องการค้นหา 3 จะมีตัวเลือกให้เราว่าจะเสิร์ชหาเป็นเว็บไซต์, รูปภาพหรือไฟล์งานที่เราเก็บไว้ในไดรฟ์ของเรา 4 ถ้าเราค้นหาไฟล์รูปภาพจะมีปุ่ม insert ให้เราสามารถกดเพื่อแทรกเข้ามาในบทความของเราได้เลยโดยรูปภาพทั้งหมดนั้นจะเป็นรูปภาพฟรีจากเว็บไซต์อย่าง pixabay เป็นต้น นี่ก็เป็นการประหยัดเวลาทำให้เราไม่ต้องเปิดหน้าต่างขึ้นมาและหน้าต่างเพื่อเสิร์ชหาข้อมูล และยังประหยัดเวลาในการเลือกรูปภาพที่เป็นรูปฟรีอีกด้วย 5. ค้นหาข้อมูลได้อัตโนมัติ ไม่ต้องย้ายหน้าต่าง นอกจากการค้นหารูปภาพที่โพสไปแล้วในข้อ 5 นั้น ปุ่ม Explore(สำรวจ) ยังช่วยให้เราสามารถแทรกเนื้อหาเว็บไซต์เข้ามาได้อีกด้วย วิธีการใช้งาน 1 กดปุ่ม Explore (สำรวจ) ขึ้นมา 2 พิมพ์ข้อความที่ต้องการค้นหา 3 โปรแกรมจัดแสดงเว็บไซต์ที่เป็นผลการค้นหาขึ้นมาให้เราเราสามารถคลิกเว็บไซต์และเข้าไปอ่านต่อได้ แต่นอกจากนั้นเครื่องมือหรือยังทำหน้าที่เป็นการขยายความของคำศัพท์บางคำได้ด้วย ให้คลิกมุมขวาบนของลิงค์เว็บไซต์ที่เขียนว่าอ้างอิงเป็นเชิงอรรถ โปรแกรมก็จัดแสดงเครื่องหมายไว้บนขวามือของประโยคนั้นๆและแสดงลิงค์ขยายความที่ด้านล่างของบทความ 6. google ไดรฟ์ให้เราสามารถใช้งานพร้อมกันได้หลายคน ข้อนี้หลายคนอาจจะรู้แล้วเพราะเป็นประโยชน์เบื้องต้นของการใช้งาน Google Drive แต่สำหรับคนที่ยังไม่เคยทราบมาก่อนเราก็จะมาอธิบายให้ฟังกันในบทความนี้ วิธีการใช้งาน 1 เปิดไฟล์เอกสาร Google doc ขึ้นมา 2 ด้านมุมขวาบนจะมีปุ่มสีน้ำเงินที่เขียนว่าแชร์ ให้คลิกเข้าไปเพื่อเพิ่มอีเมลของคนที่เราต้องการแบ่งปันเอกสาร 3 เพียงเท่านี้เอกสารที่เราแชร์ก็จะไปปรากฏที่ google ไดรฟ์ของเจ้าของอีเมลและทำให้เราสามารถแก้ไขไฟล์งานได้พร้อมกันหลายคน ปล. สามารถใช้งานข้าม devices ได้ทั้งคอมพิวเตอร์ โทรศัพท์และแท็บเล็ต 7. Take notes ได้เหมือนใช้งานโพสต์อิท เราสามารถ comment งานได้โดยที่ไม่ต้องพิมพ์เข้าไปในไฟล์งานจริง ลักษณะจะเหมือนกับการแปะโพสต์อิทบนกระดาษ A4 นั่นแหละ วิธีการใช้งาน 1 คลุมข้อความที่ต้องการ Comment 2 จะมีปุ่มที่เป็นรูปบวกขึ้นมาชื่อว่าเพิ่มความคิดเห็น 3 ให้กดเข้าไปแล้วสามารถพิมพ์ข้อความได้เลยจ้า ซึ่งนอกจากจะสามารถเพิ่มความคิดเห็นได้แล้วโปรแกรมยังจะแสดงให้เรารู้ด้วยว่า comment นั้นมาจากใคร 8. เมื่อพิมพ์งานเสร็จแล้วเราสามารถแชร์เป็นลิงค์เว็บไซต์ให้คนอื่นได้ด้วย นอกจากการแชร์ไฟล์ไดรฟ์แล้วเรายังสามารถกดเลือก เผยแพร่ทางเว็บให้กับไฟล์งานของเราได้ด้วย สิ่งที่ต่างจากการแชร์ลิงค์ไดรฟ์ธรรมดาก็คือเนื้อหาข้อมูลจะออกมาเป็นรูปแบบเว็บไซต์ที่ผู้อื่นไม่สามารถเข้ามาแก้ไขได้ ก็จะขึ้นอยู่กับการใช้งานของเราว่าต้องการแชร์เนื้อหาให้เป็นแบบไหน วิธีการใช้งาน 1 กดปุ่ม file เลือก “เผยแพร่ทางเว็บ (published as website)” 2 โปรแกรมจะขึ้น URL ของเว็บไซต์ขึ้นมาให้เราคัดลอกเพื่อส่งต่อให้ผู้อื่นได้เลยจ้า 3 หรือหากต้องการจะฝังไฟล์(embed) ลงไปในเว็บไซต์อีกทีก็สามารถคัดลอกเป็น code เพื่อนำไปใช้ได้เหมือนกัน 9. สามารถดูประวัติการแก้ไขงานย้อนหลังได้ การใช้งาน Google Drive โปรแกรมจะคอยบันทึกการแก้ไขชิ้นงานให้เราอย่างอัตโนมัติ ทำให้เราสามารถกลับมาดูประวัติการแก้ไขได้ โดยสามารถดูการแก้ไขย้อนหลังได้ถึง 100 ครั้งเลย วิธีการดูประวัติการแก้ไขงาน 1 กดปุ่มไฟล์ (file) 2 กดปุ่มประวัติเวอร์ชัน> ดูประวัติเวอร์ชัน (See revision history) 10. ใช้งาน Google Doc แบบออฟไลน์ได้ อ่านมาถึงตรงนี้แล้วคงจะคิดว่า google ไดรฟ์มีประโยชน์ก็จริงแต่ว่าถ้าไม่มีอินเตอร์เน็ตทุกอย่างก็คงทำอะไรไม่ได้ เราเลยจะขอค้านและบอกว่าถึงจะไม่มีอินเตอร์เน็ตก็ยังสามารถใช้งาน Google Doc ได้ วิธีการใช้งานแบบออฟไลน์ 1 เปิดบราวเซอร์ได้ Google Chrome 2 Download Chrome Extension ที่ชื่อว่า Google Docs Offline เลือกช่องทำเครื่องหมายข้าง “ซิงค์ไฟล์ Google เอกสาร, ชีต, สไลด์ และวาดเขียนกับคอมพิวเตอร์เครื่องนี้ เพื่อให้คุณสามารถแก้ไขแบบออฟไลน์” หวังว่าจะได้ทิปส์เล็กๆ น้อยๆ ไปลองใช้งานกันดูนะ ปล. กว่า 80% ของบทความนี้พิมพ์ด้วยเสียงผ่าน Google Docs 🙂
