เคยสงสัยมั้ยว่าทำไมคนเราชอบบอกว่าตัวเอง “ไม่มีเวลา” หรือ “เวลาไม่พอ” ที่จะทำสิ่งนู่น สิ่งนี้สักที (ซึ่งส่วนใหญ่ก็จะเป็นเรื่องจำเป็น ที่ควรจะทำ) หรือสงสัยว่าทำไมบางคนถึงใช้เวลาได้คุ้มค่า ทำงานได้หลายอย่าง ทั้งๆ ที่เราก็มีเวลา 24 ชั่วโมงเท่ากัน (เช่น ประธานาธิบดีประเทศต่างๆ ที่มีภารกิจบ้านเมืองมากมายแต่ก็ยังมีเวลาให้กับคนในครอบครัว หรือแม้กระทั่งมีเวลาอ่านหนังสือ วาดภาพ) วันนี้จะมาบอกเคล็ดลับการบริหารเวลาที่ทำได้ง่ายๆ และได้ผลโดยใช้หลัก “Eisenhower Method” หรือโมเดลการบริหารเวลา 4 ส่วนจากหนึ่งในสุดยอดประธานาธิบดีของสหรัฐอเมริกา “ประธานาธิบดีไอเซนฮาวด์” ผู้ที่บริหารเวลาได้อย่างยอดเยี่ยมที่สุดคนหนึ่งในประวัติศาสตร์ ที่มีความสามารถหลากหลายและทำอะไรได้หลายอย่างพร้อมกัน แม้ว่าท่านจะมีภารกิจยุ่งยากมากมายก็ตาม ไปดูกันดีกว่าว่าการบริหารเวลาแบบ Eisenhower Method มีอะไรบ้าง 1. สิ่งที่สำคัญและเร่งด่วน (DO) “ส่วนที่ 1 คือ สิ่งที่เราต้องทำทันทีหรือทำให้เร็วที่สุด” เป็นเรื่องที่สำคัญที่ต้องทำเป็นอันดับแรก จำเป็นและเร่งด่วนมากๆ ต้องลงมือทำทันที ถ้าไม่ทำอาจทำให้เรามีปัญหาได้ เช่น งานเร่งด่วนที่ต้องส่งลูกค้า ตัวเองหรือคนในครอบครัวป่วยหนักต้องไปหาหมอ ทำการบ้านหรืออ่านหนังสือเพื่อเตรียมตัวสอบ การไปทำวีซ่า บัตรประชาชนหรือใบขับขี่ งานประเภทนี้จะก่อให้เกิดความเครียดกับเราอย่างมหาศาล เป็นเหตุผลที่ทำไมคนถึงข้ามเรื่องที่สำคัญและเร่งด่วนไปก่อนเสมอ เพราะโดยปกตินิสัยมนุษย์มักจะมีแรงดึงดูดเข้าหาสิ่งที่ทำให้เรามีความสุข สบายใจมากกว่า แต่ก็เป็นความสุขเพียงชั่วคราวเท่านั้นเพราะหากเราไม่ทำสิ่งที่สำคัญและเร่งด่วนก่อน ก็จะเกิดผลเสียและปัญหาตามมาในอนาคตที่ทำให้เราไม่มีความสุขนั่นเอง 2. สิ่งที่สำคัญแต่ไม่เร่งด่วน (DECIDE) “ส่วนที่ 2 คือ สิ่งที่เราไม่จำเป็นต้องลงมือทำในทันที แต่ต้องหาเวลามาเพื่อทำสิ่งนี้ให้ได้” เกี่ยวกับการทุ่มเทเวลาทำสิ่งสำคัญของเป้าหมายชีวิต กิจกรรมที่จะนำชีวิตไปสู่ความเปลี่ยนแปลงที่ดีขึ้น และมอบผลลัพธ์ที่คุ้มค่าและยั่งยืนให้ตัวเอง เช่น การวางแผนอนาคตในชีวิต การสร้างความสัมพันธ์หรือให้เวลากับคนในครอบครัว การหาความรู้ใหม่ๆ เพื่อพัฒนาตัวเองเช่น การอ่านหนังสือ การไปลงเรียนเพิ่มเติม การออกกำลังกาย-ไปตรวจสุขภาพ ส่วนนี้เป็นสิ่งที่เราต้องตั้งใจทำให้เกิดขึ้น โดยการวางแผนและลงมือทำอย่างมีวินัย เป็นสิ่งที่เราต้องโฟกัสและจัดสรรเวลาทำให้สำเร็จ เพราะจะช่วยให้เราไปถึงเป้าหมายที่ตั้งไว้ 3. สิ่งที่เร่งด่วนแต่ไม่สำคัญ (DELEGATE) “ส่วนที่ 3 คือ สิ่งที่เราควรลดหรือคนอื่นทำแทนได้” เป็นสิ่งที่คอยขัดจังหวะชีวิตเรา ซึ่งหลายคนมักเข้าใจว่าเป็นสิ่งที่จำเป็นต้องทำ แต่เมื่อคิดดูดีๆ แล้ว กลับเป็นเรื่องไม่สำคัญ ไม่จำเป็นต้องทำ หรือให้คนอื่นทำแทนก็ได้ เพราะทำไปก็เสียเวลาเปล่า เช่น การประชุมพร่ำเพรื่อ ใส่ใจกับเรื่องของคนอื่นมากเกินไป งานไร้สาระที่คนอื่นฝากทำ รับโทรศัพท์-อีเมล์ งานจำพวกนี้เป็นตัวขัดขวางไม่ให้เราไปถึงเป้าหมายสักที โดยการตอบสนองกับทุกเรื่องที่วิ่งเข้ามา จนลืมไปว่าสิ่งไหนกันแน่ที่เป็นสิ่งสำคัญ หากมาอยู่ในจุดของส่วนที่ 3 บ่อยๆ จะรู้สึกว่าตัวเองยุ่งอยู่ตลอดเวลาแต่กลับไม่ได้งาน แถมยังเสียเวลาเปล่าประโยชน์ไปกับเรื่องที่ไม่ได้สำคัญอะไรกับชีวิตคุณเลย 4. สิ่งที่ไม่สำคัญและไม่เร่งด่วน (DELETE) “ช่องที่ 4 คือ สิ่งที่ทำให้เราเสียเวลา ควรลดหรือตัดออก” เป็นอะไรก็ตามที่เรารู้อยู่แก่ใจว่าไร้สาระ แต่ทำมันเพื่อที่จะผัดวันประกันพรุ่งของสิ่งที่ต้องทำในส่วนที่ 1-2 นั่นเอง เช่น ติดโซเชียลมีเดียงอมแงม เช่น การไถเฟสบุ๊ค อินสตาแกรม นอนดูทีวี ซีรีย์ทั้งวัน ใช้เวลาพูดคุยในเรื่องที่ไม่สำคัญหรือเรื่องของคนอื่น เที่ยวจนเสียสุขภาพ ถ้าคุณใช้เวลาในส่วนนี้มากเกินไป จะทำให้เสียเวลาเปล่าประโยชน์ไปกับเรื่องที่ไม่สำคัญ นอกจากไม่ได้งานอะไรกลับมาแล้ว ยังส่งผลต่อเวลาที่จำเป็นต้องทำในส่วน 1-2 อีกด้วย สรุปแล้วสูตรการบริหารเวลาทั้ง 4 ส่วนให้อะไรกับเรา? ช่วยแยกแยะประเภทงานหรือสิ่งที่ต้องทำออกเป็นกองๆ ที่สำคัญให้ทำและที่ไม่สำคัญสามารถตัดทิ้งได้ ช่วยให้เรารู้จักการจัดลำดับความสำคัญว่าควรทำอะไร ก่อน-หลัง รู้จักประเมินทรัพยากรที่เรามีและทรัพยากรที่เราจะใช้ (อาจจะเป็นคนหรือเวลา) เอาชนะ The Mere Urgency Effect หรือ การที่เราผัดผ่อนไม่ยอมทำสิ่งที่เราอาจมานั่งเสียดายในภายหลัง ช่วยให้เราโฟกัสกับงานที่สำคัญและสามารถไปถึงเป้าหมายได้อย่างรวดเร็ว โดยสรุป การบริหารจัดการเวลาที่ดีและมีประสิทธิภาพทั้งเรื่องงานและเรื่องส่วนตัว นอกจากจะช่วยให้เราไปสู่เป้าหมายที่วางเอาไว้ได้แล้ว ยังช่วยให้เรามีเวลาทำในสิ่งที่อยากทำมากขึ้น ซึ่งอาจจะเป็นสิ่งที่ไม่สำคัญและไม่ได้เร่งด่วนอะไร แต่มันเป็นสิ่งที่เติมพลังให้เราอยากทำสิ่งอื่นๆ ต่อไป เป็นการบาลานซ์ชีวิตให้เราทำในสิ่งที่ควรทำหรือที่เรียกว่าหน้าที่กับสิ่งอยากทำได้อย่างมีความสุขและสมดุลนั่นเองค่ะ ที่มา – mind tools, se-ed
