Writer : nunzmoko
nunzmoko

สูตรการบริหารเวลาง่ายๆ ถ้าเข้าใจ ทำได้ชัวร์

: 30 พฤษภาคม 2562

category สูตรการบริหารเวลาง่ายๆ ถ้าเข้าใจ ทำได้ชัวร์

Writer : nunzmoko

: 30 พฤษภาคม 2562

เคยสงสัยมั้ยว่าทำไมคนเราชอบบอกว่าตัวเอง “ไม่มีเวลา” หรือ “เวลาไม่พอ” ที่จะทำสิ่งนู่น สิ่งนี้สักที (ซึ่งส่วนใหญ่ก็จะเป็นเรื่องจำเป็น ที่ควรจะทำ) หรือสงสัยว่าทำไมบางคนถึงใช้เวลาได้คุ้มค่า ทำงานได้หลายอย่าง ทั้งๆ ที่เราก็มีเวลา 24 ชั่วโมงเท่ากัน (เช่น ประธานาธิบดีประเทศต่างๆ ที่มีภารกิจบ้านเมืองมากมายแต่ก็ยังมีเวลาให้กับคนในครอบครัว หรือแม้กระทั่งมีเวลาอ่านหนังสือ วาดภาพ)

วันนี้จะมาบอกเคล็ดลับการบริหารเวลาที่ทำได้ง่ายๆ และได้ผลโดยใช้หลัก “Eisenhower Method” หรือโมเดลการบริหารเวลา 4 ส่วนจากหนึ่งในสุดยอดประธานาธิบดีของสหรัฐอเมริกา “ประธานาธิบดีไอเซนฮาวด์” ผู้ที่บริหารเวลาได้อย่างยอดเยี่ยมที่สุดคนหนึ่งในประวัติศาสตร์ ที่มีความสามารถหลากหลายและทำอะไรได้หลายอย่างพร้อมกัน แม้ว่าท่านจะมีภารกิจยุ่งยากมากมายก็ตาม ไปดูกันดีกว่าว่าการบริหารเวลาแบบ Eisenhower Method มีอะไรบ้าง

1. สิ่งที่สำคัญและเร่งด่วน (DO)

“ส่วนที่ 1 คือ สิ่งที่เราต้องทำทันทีหรือทำให้เร็วที่สุด” เป็นเรื่องที่สำคัญที่ต้องทำเป็นอันดับแรก จำเป็นและเร่งด่วนมากๆ ต้องลงมือทำทันที ถ้าไม่ทำอาจทำให้เรามีปัญหาได้ เช่น

  • งานเร่งด่วนที่ต้องส่งลูกค้า
  • ตัวเองหรือคนในครอบครัวป่วยหนักต้องไปหาหมอ
  • ทำการบ้านหรืออ่านหนังสือเพื่อเตรียมตัวสอบ
  • การไปทำวีซ่า บัตรประชาชนหรือใบขับขี่

งานประเภทนี้จะก่อให้เกิดความเครียดกับเราอย่างมหาศาล เป็นเหตุผลที่ทำไมคนถึงข้ามเรื่องที่สำคัญและเร่งด่วนไปก่อนเสมอ เพราะโดยปกตินิสัยมนุษย์มักจะมีแรงดึงดูดเข้าหาสิ่งที่ทำให้เรามีความสุข สบายใจมากกว่า แต่ก็เป็นความสุขเพียงชั่วคราวเท่านั้นเพราะหากเราไม่ทำสิ่งที่สำคัญและเร่งด่วนก่อน ก็จะเกิดผลเสียและปัญหาตามมาในอนาคตที่ทำให้เราไม่มีความสุขนั่นเอง

2. สิ่งที่สำคัญแต่ไม่เร่งด่วน (DECIDE)

“ส่วนที่ 2 คือ สิ่งที่เราไม่จำเป็นต้องลงมือทำในทันที แต่ต้องหาเวลามาเพื่อทำสิ่งนี้ให้ได้” เกี่ยวกับการทุ่มเทเวลาทำสิ่งสำคัญของเป้าหมายชีวิต กิจกรรมที่จะนำชีวิตไปสู่ความเปลี่ยนแปลงที่ดีขึ้น และมอบผลลัพธ์ที่คุ้มค่าและยั่งยืนให้ตัวเอง เช่น

  • การวางแผนอนาคตในชีวิต
  • การสร้างความสัมพันธ์หรือให้เวลากับคนในครอบครัว
  • การหาความรู้ใหม่ๆ เพื่อพัฒนาตัวเองเช่น การอ่านหนังสือ การไปลงเรียนเพิ่มเติม
  • การออกกำลังกาย-ไปตรวจสุขภาพ

ส่วนนี้เป็นสิ่งที่เราต้องตั้งใจทำให้เกิดขึ้น โดยการวางแผนและลงมือทำอย่างมีวินัย เป็นสิ่งที่เราต้องโฟกัสและจัดสรรเวลาทำให้สำเร็จ เพราะจะช่วยให้เราไปถึงเป้าหมายที่ตั้งไว้

3. สิ่งที่เร่งด่วนแต่ไม่สำคัญ (DELEGATE)

“ส่วนที่ 3 คือ สิ่งที่เราควรลดหรือคนอื่นทำแทนได้” เป็นสิ่งที่คอยขัดจังหวะชีวิตเรา ซึ่งหลายคนมักเข้าใจว่าเป็นสิ่งที่จำเป็นต้องทำ แต่เมื่อคิดดูดีๆ แล้ว กลับเป็นเรื่องไม่สำคัญ ไม่จำเป็นต้องทำ หรือให้คนอื่นทำแทนก็ได้ เพราะทำไปก็เสียเวลาเปล่า เช่น

  • การประชุมพร่ำเพรื่อ
  • ใส่ใจกับเรื่องของคนอื่นมากเกินไป
  • งานไร้สาระที่คนอื่นฝากทำ
  • รับโทรศัพท์-อีเมล์

งานจำพวกนี้เป็นตัวขัดขวางไม่ให้เราไปถึงเป้าหมายสักที โดยการตอบสนองกับทุกเรื่องที่วิ่งเข้ามา จนลืมไปว่าสิ่งไหนกันแน่ที่เป็นสิ่งสำคัญ หากมาอยู่ในจุดของส่วนที่ 3 บ่อยๆ จะรู้สึกว่าตัวเองยุ่งอยู่ตลอดเวลาแต่กลับไม่ได้งาน แถมยังเสียเวลาเปล่าประโยชน์ไปกับเรื่องที่ไม่ได้สำคัญอะไรกับชีวิตคุณเลย

4. สิ่งที่ไม่สำคัญและไม่เร่งด่วน (DELETE)

“ช่องที่ 4 คือ สิ่งที่ทำให้เราเสียเวลา ควรลดหรือตัดออก” เป็นอะไรก็ตามที่เรารู้อยู่แก่ใจว่าไร้สาระ แต่ทำมันเพื่อที่จะผัดวันประกันพรุ่งของสิ่งที่ต้องทำในส่วนที่ 1-2 นั่นเอง เช่น

  • ติดโซเชียลมีเดียงอมแงม เช่น การไถเฟสบุ๊ค อินสตาแกรม
  • นอนดูทีวี ซีรีย์ทั้งวัน
  • ใช้เวลาพูดคุยในเรื่องที่ไม่สำคัญหรือเรื่องของคนอื่น
  • เที่ยวจนเสียสุขภาพ

ถ้าคุณใช้เวลาในส่วนนี้มากเกินไป จะทำให้เสียเวลาเปล่าประโยชน์ไปกับเรื่องที่ไม่สำคัญ นอกจากไม่ได้งานอะไรกลับมาแล้ว ยังส่งผลต่อเวลาที่จำเป็นต้องทำในส่วน 1-2 อีกด้วย

สรุปแล้วสูตรการบริหารเวลาทั้ง 4 ส่วนให้อะไรกับเรา?

  • ช่วยแยกแยะประเภทงานหรือสิ่งที่ต้องทำออกเป็นกองๆ ที่สำคัญให้ทำและที่ไม่สำคัญสามารถตัดทิ้งได้
  • ช่วยให้เรารู้จักการจัดลำดับความสำคัญว่าควรทำอะไร ก่อน-หลัง
  • รู้จักประเมินทรัพยากรที่เรามีและทรัพยากรที่เราจะใช้ (อาจจะเป็นคนหรือเวลา)
  • เอาชนะ The Mere Urgency Effect หรือ การที่เราผัดผ่อนไม่ยอมทำสิ่งที่เราอาจมานั่งเสียดายในภายหลัง
  • ช่วยให้เราโฟกัสกับงานที่สำคัญและสามารถไปถึงเป้าหมายได้อย่างรวดเร็ว

โดยสรุป การบริหารจัดการเวลาที่ดีและมีประสิทธิภาพทั้งเรื่องงานและเรื่องส่วนตัว นอกจากจะช่วยให้เราไปสู่เป้าหมายที่วางเอาไว้ได้แล้ว ยังช่วยให้เรามีเวลาทำในสิ่งที่อยากทำมากขึ้น ซึ่งอาจจะเป็นสิ่งที่ไม่สำคัญและไม่ได้เร่งด่วนอะไร แต่มันเป็นสิ่งที่เติมพลังให้เราอยากทำสิ่งอื่นๆ ต่อไป เป็นการบาลานซ์ชีวิตให้เราทำในสิ่งที่ควรทำหรือที่เรียกว่าหน้าที่กับสิ่งอยากทำได้อย่างมีความสุขและสมดุลนั่นเองค่ะ

ที่มา – mind tools, se-ed

About : nunzmoko
Social Media : Facebook, Twitter สถาปนิกค้างคาว ชอบใช้สีไฮไลท์ หลงใหลกาแฟร้อนพอๆ กับการฟัง Podcast
View all post
Writer Profile : nunzmoko
สถาปนิกค้างคาว ชอบใช้สีไฮไลท์ หลงใหลกาแฟร้อนพอๆ กับการฟัง Podcast
Blog : Social Media : Facebook, Twitter
View all post
ปรัชญาและศิลปะแห่งการ “ช่างมัน(แม่ง)”

ปรัชญาและศิลปะแห่งการ “ช่างมัน(แม่ง)”

รวม 10 สุดยอดโฆษณาและแคมเปญการตลาดไทยที่น่าจดจำแห่งปี 2017

5 ของเล่นแก้อาการเหงามือ เอาไว้หยิบกับกันเพลินๆ

7 ของขวัญปีใหม่ แบบเร็วๆ สำหรับคนซื้อไม่ทันแล้ว

3 วิธีเอาชนะปีศาจแห่งความกลัวและความกังวล

7 เคล็ดลับ สร้างนิสัยให้เหมือนคนที่ประสบความสำเร็จ

Work-Life Balance แบบฉบับสาวเวิร์กกิ้งวูแมน

5 ความจริงที่ว่าทำไมคนรวยถึงได้ “รวยแล้วรวยอีก”

5 ความจริงที่ว่าทำไมคนรวยถึงได้ “รวยแล้วรวยอีก”

ปฎิวัติตัวเองให้ดีขึ้นด้วยการบริหารชีวิตแบบ 6 มิติ

5 วิธีลงทุนในตัวเองที่คุ้มค่า เพื่อให้ชีวิตดีกว่าเดิม

ทำยังไงให้หายเบื่องาน มาดูวิธีปลุก 'Passion' ในการทำงานให้กลับมาลุกโชนอีกครั้ง

มูลนิธิรามาธิบดีฯ ทำแคมเปญ 'โรคร้ายไม่ใช่เรื่องของคนคนเดียว' ชวนบริจาคซื้ออุปกรณ์การแพทย์

พาไปดู : สถิติที่บอกว่า "โรคซึมเศร้า" กำลังเป็นสิ่งที่เรามองข้าม

6 พฤติกรรมนักขับยอดแย่ ทำคุณเสี่ยงแน่ ถ้าไม่มีประกันรถยนต์